Introduction #
Le menu « Documents » est conçu pour la consultation et l’ajout de preuves documentaires, essentielles pour démontrer la mise en œuvre des actions de conformité au RGPD au sein de l’organisation. Ces documents attestent des mesures prises ou à prendre pour assurer la conformité des traitements de données personnelles.
Fonctionnalités Clés #
- Ajout d’une Preuve : L’option « + Ajouter une preuve » facilite l’intégration d’un nouveau document justificatif.
- Accès aux Archives : La fonction « Voir les preuves archivées » offre une vue sur les documents retirés de l’affichage courant et du bilan.
- Téléchargement en Masse : Permet de récupérer un dossier ZIP contenant l’ensemble des documents déposés.
- Exportation et Téléchargement : Les actions « Exporter » et « Télécharger » permettent respectivement d’extraire les informations au format Excel et de récupérer le fichier spécifique d’une preuve.
- Modification et Suppression : Offrent la possibilité de mettre à jour les détails d’une preuve ou de la supprimer du registre, cette dernière action étant irréversible.
Procédure d’Ajout d’une Preuve #
L’option « + Ajouter une preuve » déclenche le processus d’ajout, nécessitant le remplissage des champs obligatoires marqués d’un astérisque « * ».
Informations Générales #
Les informations à fournir pour chaque preuve incluent :
- Nom : Désignation de la preuve.
- Type : Catégorie du document justificatif.
- Commentaire : Détails supplémentaires pour clarifier le contexte ou l’usage du document.
Document #
Pour chaque preuve, un fichier unique peut être téléchargé, avec une taille maximale spécifiée par l’administration. Les formats de fichier acceptés englobent des images (.jpg, .jpeg, .png) et des documents (.pdf, .doc, .docx, .odt, .ppt, .pptx, .xls, .xlsx, .xlsm, ods).
Association #
Une preuve peut être liée à divers éléments au sein de l’organisation, comme les traitements de données, les sous-traitants, les demandes, les incidents de sécurité, ou encore les actions de protection mises en place. Cette association facilite la traçabilité et la gestion documentaire relative à la conformité au RGPD.
Cette structure organisée assure une gestion documentaire efficace, permettant à l’organisation de prouver activement sa conformité avec les exigences du RGPD grâce à une documentation complète et bien maintenue.
